Partner Code of Conduct der meplan GmbH („meplan“)

Einleitung

Als Unternehmen der Messe München GmbH und der mac. brand spaces GmbH bietet die meplan GmbH (im Folgenden: „meplan“) Serviceleistungen für Veranstaltungen auf der ganzen Welt an. Um das hohe Ansehen sowie das Vertrauen zu bewahren, das meplan bei seinen Kunden und Geschäftspartnern genießt, hält sich meplan im Zuge seiner geschäftlichen Aktivitäten an das geltende Recht, ethische Grundsätze und entsprechende interne Vorgaben. meplan erwartet von all seinen Partnern, dass auch diese ihrem Handeln einen solchen Maßstab zugrunde legen.

Aus diesem Grund hat meplan auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen und seiner internen Richtlinien einen Verhaltenskodex (im Folgenden auch: „Partner Code of Conduct“) eingeführt, an dessen Vorgaben und Anforderungen die Vertragspartner von meplan im Rahmen der Geschäftsbeziehungen gebunden sind. Die Vertragspartner verpflichten sich, in allen Geschäftsbereichen und in allen Ländern, in denen sie tätig sind, ethisch und gesetzeskonform zu handeln.

Für zukünftige Projekte gelten daher die folgenden Regeln als gemeinsamer Verhaltenskodex. Dieser Kodex ist die Basis für alle Lieferungen und Leistungen. Beide Parteien verpflichten sich, diesen Kodex einzuhalten und ihre Unterauftragnehmer vertraglich zur Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen zu verpflichten. Nach Vertragsabschluss tritt diese Regelung in Kraft. Ein Verstoß gegen den Partner Code of Conduct berechtigt zur Beendigung der Geschäftsbeziehungen einschließlich aller Liefer-, Werk- und Mietverträge.

Anwendungsbereich

Vertragspartner im Sinne dieses Partner Code of Conduct, von denen meplan die Beachtung unserer hierin niedergelegten Standards erwartet, sind alle Dritten, die für, im Namen von oder gemeinsam mit meplan tätig werden. Hierzu zählen u. a. Lieferanten, Vertriebspartner, Berater, Subunternehmer, Minderheitsgesellschafter, Handelsvertreter und freie Mitarbeiter. Diese Vertragspartner werden alles unterlassen, was den Ruf von meplan in der Öffentlichkeit beeinträchtigten könnte; die Vertragspartner werden insbesondere alle gesetzlichen Vorschriften und ethischen Grundsätze beachten und die Vorgaben des hier beschriebenen Code of Conduct von meplan befolgen.

Faire Arbeitsbedingungen und Sicherheit am Arbeitsplatz

Der Vertragspartner gewährleistet faire Arbeitsbedingungen für seine Mitarbeitenden. Der Vertragspartner zahlt allen Mitarbeitenden eine angemessene Entlohnung, die im Einklang mit den jeweils geltenden lokalen Gesetzen steht (z.B. Mindestlohngesetz). Den Mitarbeitenden sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig.

Der Vertragspartner gewährleistet zudem ein sicheres und gesundheitsförderndes Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden, um Unfällen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorzubeugen und hält dabei mindestens die jeweils geltenden lokalen Arbeits- und Gesundheitsschutzbestimmungen sowie die Gesetzgebung zur Arbeitszeit ein.
Das verfassungsmäßig garantierte Grundrecht der Mitarbeitenden auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen wird geachtet und respektiert.

Diskriminierungsverbot & Chancengleichheit

Der Vertragspartner bietet allen Mitarbeitenden gleiche Chancen. Die Ungleichbehandlung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in jeglicher Form, z. B. aufgrund von Geschlecht, nationaler, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Gesundheitsstatus, politischer Überzeugung, Weltanschauung, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexueller Identität, ist, soweit die Benachteiligung nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist, unzulässig. Dies gilt mindestens entsprechend den Benachteiligungsverboten des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jeder und jedes Einzelnen werden respektiert und die Chancengleichheit und Vielfalt der Mitarbeitenden gefördert.

Geistiges Eigentum

Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Ausschluss von Zwangs- und Kinderarbeit

Jegliche Formen der Kinder- oder Zwangsarbeit werden selbstverständlich weder praktiziert, noch toleriert oder unterstützt. Der Partner hält sich an die Empfehlung aus den ILO-Konventionen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern. Demnach soll das Alter in jedem Fall nicht unter 15 Jahre sein.

Transparenz

Der Vertragspartner wickelt sämtliche Geschäfte integer und verantwortlich ab. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass das Handeln und die Beweggründe verständlich und nachvollziehbar sind.

Fairer Wettbewerb

Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verbieten.

Antikorruption

Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. meplan toleriert keine Form der Korruption und Bestechung insbesondere keinerlei Zuwendungen oder Vorteile, um das persönliche Verhalten oder die Entscheidungsfindung von Mitarbeitenden, Partnern oder Kunden im Zuge der Geschäftsbeziehung zu beeinflussen.
Es gilt ein ausdrückliches Verbot von Anbieten, Geben, Annehmen oder Verlangen von Bestechungsgeldern in jeglicher Form, der Rückfluss von Teilen einer vertraglichen Zahlung und das Nutzen anderer Wege, um Leistungen, auf die kein Anspruch besteht, zu erlangen oder zu erbringen. Darüber hinaus hat der Vertragspartner der Bestechlichkeit eigener Mitarbeitenden durch entsprechende Maßnahmen vorzubeugen. Es gilt zudem ein ausdrückliches Verbot von Anbieten oder Annehmen von Geschenken, Bewirtungen und Vergünstigungen, soweit diese Handlungen oder Unterlassungen beeinflussen sollen und den Rahmen vernünftiger und angemessener Aufwendungen überschreiten. Es bedarf eines Hinweises an die Beschäftigten des Vertragspartners, dass jede Form von Korruption verboten ist. Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.

Der Vertragspartner ergreift sofort arbeitsrechtliche und ggf. strafrechtliche Schritte, wenn gegen die mit den Mitarbeitenden vereinbarte Regelung verstoßen wird.

Geldwäsche

Der Vertragspartner beteiligt sich nicht an Geldwäscheaktivitäten und hält die einschlägigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention ein.

Vertraulichkeit/Datenschutz

Der Vertragspartner hat bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit und die behördlichen Vorschriften zu beachten.

Nachhaltigkeit

meplan erwartet von seinen Vertragspartnern, dass diese sich ebenso umweltbewusst und ethisch verhalten, wie meplan es als Unternehmen anstrebt, denn Nachhaltigkeit gehört für meplan in allen Dimensionen zum Tagesgeschäft.

Ökologische Verantwortung

Der Vertragspartner bemüht sich, Höchststandards beim Umweltschutz zu erreichen. Er stellt alle notwendigen Anstrengungen an, um schädliche Auswirkungen seiner Tätigkeiten auf die Umwelt zu vermeiden bzw. so gering wie möglich zu halten und beachtet den Umwelt- und Klimaschutz im Rahmen der jeweils anwendbaren gesetzlichen Normen und internationalen Standards.

Der Vertragspartner achtet auf den Einsatz von umweltfreundlichen Materialien und ressourcenschonenden Prozessen.

Soziale Verantwortung

Der Vertragspartner setzt sich für faire Arbeitsbedingungen, Gleichstellung und Vielfalt am Arbeitsplatz ein.

Ökonomische Verantwortung

meplan strebt nach einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung, die sowohl ökonomisch als auch zukunftsfähig ist – deshalb ist Nachhaltigkeit fest in der Unternehmensstrategie verankert. Wir erwarten von unseren Vertragspartnern, dass sie unserer Entwicklung hin zu einer nachhaltigeren Unternehmensausrichtung offen gegenüberstehen.

Einhaltung und Überprüfung

Der Vertragspartner ist verpflichtet, meplan über eine etwaige Verletzung oder den Verdacht einer Verletzung sowie über die Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Vorgaben des Partner Code of Conduct zu informieren und meplan bei der Aufklärung oder Verhinderung eines etwaigen Verstoßes zu unterstützen, soweit dies jeweils angemessen ist.

Verstößt der Vertragspartner gegen den Partner Code of Conduct ist meplan berechtigt, eine entsprechende und angemessene Konsequenz einzuleiten. meplan behält sich das Recht vor, das Vertragsverhältnis mit sofortiger Wirkung außerordentlich aus wichtigem Grund zu kündigen. Außer im Falle einer besonders schwerwiegenden Pflichtverletzung ist meplan erst dann berechtigt, von seinem Kündigungsrecht Gebrauch zu machen, wenn sie eine angemessene Frist zur Beseitigung des Verstoßes gesetzt hat und diese ohne Erfolg verstrichen ist.

Eine besonders schwerwiegende Pflichtverletzung stellen insbesondere der Verstoß gegen das Verbot von Korruption und Bestechung sowie der Verstoß gegen Zwangs- und Kinderarbeit dar. Die Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen überprüft meplan mithilfe eines Self-Assessment-Fragebogens.

Supply Chain Compliance

Unsere Vertragspartner wirken darauf hin, dass auch ihre eigenen Geschäftspartner, die für oder im Namen von meplan eingesetzt werden, die Mindestanforderungen des meplan Partner Code of Conduct kennen und befolgen. Soweit der Vertragspartner nach dem bestehenden Vertrag berechtigterweise selbst Subunternehmer und/oder Sublieferanten zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtung einsetzt, hat er sich nach besten Kräften zu bemühen, dass die im Partner Code of Conduct genannten Standards auch von diesen eingehalten werden. Insbesondere hat er die Inhalte des Partner Code of Conduct an seine Subunternehmer weiterzugeben.

meplan erwartet von seinen Vertragspartnern in Bezug auf Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen. Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Vertragspartner meplan zeitnah über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Bearbeitung des Partner Code of Conduct

meplan ist berechtigt, den Partner Code of Conduct entsprechend etwaigen Änderungen seiner internen Richtlinien in vertretbarem Rahmen zu aktualisieren. Wichtige Änderungen werden den Vertragspartnern stets mitgeteilt. Die aktuelle Version des Partner Code of Conduct wird für Vertragspartner auf der meplan Website unter https://www.meplan.com/partner-code-of-conduct/zum Download angeboten.

Schlusswort

Die Geschäftsführung von meplan setzt sich aktiv für die Einhaltung dieses Partner Code of Conduct ein und erwartet dasselbe von allen Geschäftspartnern. meplan verpflichtet sich, diesen Partner Code regelmäßig zu überprüfen und weiterzuentwickeln.

Stand: 20.01.2025